Antes de entender cómo evitar fraude en facturas electrónicas, primero debemos entender el concepto de fraude, tipos de fraude y cómo se origina el fraude.

¿Qué es el Fraude?

Según la RAE (Real Academia Española) es un “Acto tendente a eludir una disposición legal en perjuicio del Estado o de terceros.” 

De acuerdo con ISA 240 (Internacional Standards of Auditing) es un “un acto intencionado realizado por una o más personas de la dirección, los responsables del gobierno de la entidad, los empleados o terceros, que conlleve la utilización del engaño con el fin de conseguir una ventaja injusta o ilegal.”

Conforme la ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) “puede abarcar cualquier delito para ganancia que utiliza el engaño como su principal modus operandi” …” En consecuencia, el fraude incluye cualquier acto intencional o deliberado de privar a otro de una propiedad o dinero por la astucia, el engaño, u otros actos desleales.”

Además, ésta última señala que existen 3 tipos de fraude las cuales son:

1. Fraude interno: Se efectúa cuando el personal contratado (empleado, ejecutivo o gerente) comete un fraude en contra de la organización (empleador).
2. Fraude externo: Se efectúa contra la organización ya sea por los proveedores, clientes, cibercriminales entre otros.
3. Fraude contra personas: Se efectúa a las personas que no cuentan con una cultura de ciberseguridad por lo que caen en ataques por ingeniería social y ataques de contraseñas.

¿Por qué ocurre un Fraude?

Según el modelo desarrollado por el Doctor Donald Cressey (1953), el fraude ocurre cuando existen tres acontecimientos:

• Oportunidad: Identifica vulnerabilidades que favorece su actuar.
• Razonamiento: Justifica su actuar consciente o intencionalmente.
• Presión: Existe un estímulo o presión para cometer el acto. 

Y en la actualidad, se suman dos acontecimientos formando así el Pentágono de Fraude.

• Capacidad: Habilidad para conseguir operar en el sistema.

• Disposición al riesgo: Evalúa su acción en base a 3 tipos de riesgos:

• Peligro
• Probabilidad
• Aventura

Evitar Fraude en Facturas Electrónicas

Ahora que ya entendemos un poco de lo que se trata el fraude, quiero mencionar y detallar 3 importantes leyes que se promulgaron en los siguientes años:

El 2004 se promulgó la “ley 19.983” y en el artículo 3° señala que “…se tendrá por irrevocablemente aceptada la factura si no se reclamara en contra de su contenido mediante alguno de los siguientes procedimientos:

• Devolviendo la factura y la guía o guías de despacho, en su caso, al momento de la entrega, o

• Reclamando en contra de su contenido dentro de los ocho días corridos siguientes a su recepción, o en el plazo que las partes hayan acordado, el que no podrá exceder de treinta días corridos. En este caso, el reclamo deberá ser puesto en conocimiento del emisor de la factura por carta certificada, o por cualquier otro modo fehaciente…”

Y en el año 2014 se empezó a regir la “ley N°20.727” el cual establece el uso obligatorio de la factura electrónica.

Después, en el periodo 2017 según la “Resolución exenta N°61” se crea el Registro de Compras y Ventas (RCV) el cual es construido automáticamente con los documentos tributarios electrónicos (DTEs) recibidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII).

Cabe destacar que estos hechos (“ley N°20.727” y “Resolución exenta N°61”) trajeron grandes ventajas a los contribuyentes, tales como:

• Disminución de tiempos.
• Rapidez en el proceso de facturación
• Digitalización de los procesos.
• Evitar multas.
• Entre otros.

Después de lo mencionado anteriormente, nos cuestionamos ¿Cómo se acepta y reclama una factura recibida?, ya que actualmente los documentos tributarios son electrónicos.

El Servicio de Impuestos Internos (SII) señala que el “Acuse de recibo” se realizará de manera online, por lo que se podrá aceptar o rechazar una factura en un plazo de 8 días (ley 19.983), y si no existe ningún reclamo después de ese plazo la factura se aceptará automáticamente.

Sin embargo, esta brecha permitió a los proveedores a actuar fraudulentamente.

¿Cómo sucedió?

Existieron proveedores de las compañías que emitieron facturas sin haber prestado el servicio o entregado la compra y en algunos casos realizaron facturaciones con precios inflados.

¿Por qué las organizaciones podrían no haberse dado cuenta de esta vulnerabilidad? 

Quizás por:

• ¿Alto volumen de facturación?
• ¿Falta de control en sus operaciones?
• ¿Falta de debida diligencia (due diligence) al relacionarse con proveedores?

¿Qué se recomienda para evitar fraude en facturas electrónicas?

Se recomienda instaurar en la organización una cultura en donde se incentive al personal revisar la bandeja de “Documentos Pendientes” en el registro de compras, ya que en ésta se puede “Aceptar” o “Rechazar” un documento recibido, y así de esta manera lograr tener un mejor control de sus facturas, detectar proveedores maliciosos y mitigar los riesgos de FRAUDE.