La guía de despacho es uno de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) más importantes. Según el Banco del Congreso Nacional (BCN), una guía de despacho es todo DTE utilizado en el “traslado de bienes, ya que permiten respaldar la entrega de los productos”.

De hecho, de acuerdo con la Ley N°21.131, “la validez de dichos documentos está sujeta a la observancia de ciertas formalidades”. En tanto, este mismo marco legal “dispone que las guías de despacho pueden ser emitidas en papel o por medio de plataformas digitales”.

Pero, ¿recuerdas en que consiste la reforma a esta ley? ¿recuerdas del cambio que produjo la ley de “Pago a Treinta Días”? Para refrescar tu memoria, en EasyTax preparamos el siguiente artículo sobre la guía de despacho. Revisaremos en que consiste, cuando se debe emitir y en qué casos es obligatorio.

¡Revisemos!

En concreto: ¿Qué es una Guía de Despacho? De acuerdo con el portal Factura en Línea, “es un instrumento mercantil que, al igual que la Factura, formaliza los alcances de un intercambio”. No obstante, este mismo portal señala que este documento, “no reviste alcance tributario para los impuestos a remitir al Estado, aun cuando genera obligaciones tributarias en caso de constituir venta”.

¿Cuándo debe emitirse una Guía de Despacho? Desde el mismo Servicio de Impuestos Internos (SII), nos da una respuesta a esto. El SII afirma que debe “emitirse en forma obligatoria cuando se haya optado por postergar el otorgamiento de la factura”. También es obligatorio usarlo “cuando se trasladen bienes, independiente de que constituyan o no venta”.

Este documento, deberá cumplir con los requisitos y características que dispone el Artículo Nº 55 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.

¿Qué modificó la ley que establece el pago a treinta días? De acuerdo con la misma ley N°21.131, “se dispone la obligatoriedad de emisión de Guía Despacho Electrónica. Por tanto, tanto la factura cómo la guía de despacho respectiva, deberán ser emitidas en formato electrónico”.

Vale decir, a partir del 17 de enero de 2020, las guías de despacho serán en documentos electrónicos. De esta forma, la guía de despecho tendrá la misma condición que las facturas, facturas de compra, liquidaciones facturas y notas de débito y crédito.

¿Qué requisitos debe tener una Guía de Despacho? Desde el mismo portal Factura en Línea, estos son los siguientes requisitos que debe incluir cualquier guía de despacho.

Contener la fecha. Esta fecha debe contemplar el envío de las especies al comprador o del retiro por éste. Ello sin perjuicio del plazo prudencial que transcurra desde el envío o retiro de dichas especies hasta su destino. De hecho, este será considerado por el SII al requerir la guía, según la naturaleza o características del traslado. Tener nombre, dirección y número de Rut del vendedor y del comprador. Las guías deben ser numeradas correlativamente. El documento debe tener el detalle y precio unitario de las especies enviadas o retiradas. Así, serán timbradas por el SII. Deberá extenderse en cuadruplicado. El original y segunda copia se entregarán al comprador, quien adherirá el original a la factura que posteriormente reciba. El vendedor deberá conservar los duplicados de las guías durante seis años. Registrar la Patente del vehículo destinado al transporte de carga. Este vehículo será en el que se realizará el traslado de los bienes corporales muebles, sea que la operación constituya o no venta. Las guías de despacho emitidas por empresas expendedoras de combustibles deberán registrar la Patente del vehículo.