Conforme a lo indicado por el SII, los libros o informes contables destinados a fines tributarios se generan y almacenan en un formato digital. Es esencial que estos documentos se elaboren en formato XML. Los libros contables en este formato son considerados documentos tributarios electrónicos, lo que implica que deben poseer una firma digital, otorgándoles la misma validez legal que a los documentos físicos.
Requisitos Administrativos para la autorización:
•Mantener una contabilidad completa.
•No haber sido procesado ni sancionado por delitos tributarios.
•Desde un enfoque técnico, el contribuyente debe demostrar que genera los Libros Contables Electrónicos en el formato estipulado por el Servicio. Para ello, es necesario contar con códigos de autorización de libros (CAL), ya sea de forma directa o a través de terceros. Para más información, consulte la sección sobre Inscripción en Libros Contables Electrónicos.
•Una vez que el contribuyente obtenga un CAL (propio o de terceros), el representante legal deberá realizar una solicitud autenticándose en el sistema correspondiente.
•En la solicitud, se debe designar un usuario administrador, quien debe tener un certificado digital. Este Usuario-Administrador es la persona designada por el contribuyente para gestionar la identificación de los signatarios autorizados para realizar acciones relacionadas con los Libros Contables Electrónicos (el representante legal puede designarse a sí mismo como Usuario-Administrador).
•Tras la emisión de la resolución por parte del SII que autoriza al contribuyente como emisor de Libros Contables Electrónicos, es fundamental actualizar la información según lo siguiente:
o Si el contribuyente no es emisor de documentos electrónicos, el usuario administrador o el representante legal debe ingresar el correo de contacto en la sección Actualización de Datos de Empresa dentro del menú DTE. En caso de ser emisor de DTE, el correo de contacto será el mismo usado para la Factura Electrónica.
o Además, deben añadirse dos tipos de firmantes en la Manutención de Usuarios del menú DTE, a menos que sean firmantes ya registrados en la Factura Electrónica:
• Firmante autorizado para firmar Libros Contables Electrónicos.
• Firmante autorizado para enviar al SII los envíos obligatorios y libros.
Libros autorizados para la operación de Libros Contables Electrónicos:
En una fase inicial, el SII autorizará los siguientes Libros Contables Electrónicos: Diario, Mayor,
Balance, y compras y ventas. En etapas posteriores, se incluirán otros libros en este modelo de operación.
Aspectos a considerar:
• El SII podrá modificar los formatos de los Libros Contables Electrónicos y establecer plazos a partir de los cuales serán exigibles. Para los libros de cierre anual, dicho plazo no será inferior a nueve meses a partir de su publicación; si el cambio se publica después de marzo del año en curso, se aplicará al año comercial siguiente, afectando los envíos de Comprobantes de Cierre del año subsiguiente.
• Para fines tributarios, los Libros Contables Electrónicos de los contribuyentes autorizados sustituirán los libros que la ley exige mantener, así como los libros adicionales o auxiliares determinados por el SII.
• Es relevante señalar que, conforme al resolutivo noveno de la Resolución Exenta N° 45 de 2003, el Libro de Compras y Ventas generado en el formato correspondiente a la Información Electrónica de Ventas y Compras por emisores electrónicos autorizados bajo el modelo de Libros Contables Electrónicos reemplazará los libros establecidos en el párrafo 3 del Título IV de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.
• Es importante también destacar que esta información fue publicada antes de la entrada en vigencia de las Resoluciones N° 61 y N° 68, ambas de 2017, que indican que a partir de agosto de 2017, la IECV fue sustituida por el Registro de Compras y Ventas (RCV).
Herramienta para gestionar Libros Contables Electrónicos:
LCE Max de Easytax, es la solución que adapta tus Libros Contables al formato del Plan de Cuentas del SII, almacena respaldos y envía resúmenes. El Servicio de Impuestos Internos permite la generación de Libros Contables electrónicamente, siempre que se utilice un software autorizado que facilite el envío de estos documentos en el formato requerido.
LCE Max simplifica el cumplimiento de la normativa del SII, asegurando un proceso automático y libre de errores, integrando la contabilidad de tu empresa sin necesidad de gestionar certificaciones o desarrollar sistemas para el envío de Libros Contables.
Beneficios de utilizar LCE Max:
• Reducción de costos de almacenamiento.
• Ahorro en impresión y preparación de libros físicos.
• Asesoría y soporte continuo.
• Máxima seguridad y confidencialidad de la información.
• Acceso sencillo a la información.
• Apoyo en la digitalización y transformación digital de tu empresa.
Ahora que conoces los requisitos y los documentos tributarios que puedes gestionar mediante una plataforma especializada como LCE Max, te invitamos a contactarnos y hacer de Easytax tu mejor aliado contable y tributario.