La orden de compra es un documento de suma importancia en cualquier contabilidad. De acuerdo con Shopify, “es un documento oficial emitido por un comprador comprometiéndose a pagar al vendedor por la compra de un producto o servicio específico para ser entregado a futuro”. La pretensión de una orden de compra es acreditar la necesidad de un producto o servicio. Este documento se puede hacer de forma física o virtual. En este artículo veremos los principales aspectos a tener en cuenta para una orden de compra. Además de las ventajas de emitir una orden de compra y los tipos de ordenes que existen. ¡Revisemos!
¿Qué datos debe tener una orden de compra?
Para cumplir con la orden de compra, debe tener los siguientes datos.
La información correspondiente al negocio.
Datos de contacto y dirección de la empresa que emite la orden de compra. Vale decir, el comprador que adquiere la mercancía.
Datos de contacto y dirección del proveedor que entregará la mercancía.
Lugar y fecha de emisión del pedido.
Términos de entrega del pedido. En este punto se debe establecer cuándo y cómo el cliente recibirá los productos.
Términos de pago. Establecer el modo de pago, si será por transferencia bancaria, cheque u otro método.
Cantidad de productos demandados.
Nombre y descripción de los productos que se compran.
Precio por unidad de cada tipo de producto incluido en la orden de compra.
Coste de envío o derivados.
Coste total del pedido.
Firma autorizada.
¿Cuál es la forma correcta de usar una orden de compra?
Los ejemplos correctos para usar una orden de compra – según Shopify – son los siguientes:
El comprador decide comprar un producto o servicio del negocio.
La compañía emite una orden de compra al vendedor. Esta orden usualmente es del tipo electrónica. Para ello, utiliza una plantilla.
El vendedor recibe la orden de compra. Con este documento, confirma a la compañía que puede cumplir la orden.
En caso contrario, el vendedor debe comunicarle al comprador que la orden no puede ser completada y se cancela.
Si la orden puede ser completada, el vendedor acomoda el inventario y agenda personal para su preparación.
La orden es enviada, o el servicio es dado. Para tener trazabilidad, se debe tener el número de orden en el empaque para que el comprador sepa qué orden ha llegado.
El vendedor factura la compra. Para ello, debe usar el mimo número de orden. De esta forma, podrá coincidir fácilmente con la información de entrega.
El comprador paga la factura de acuerdo a los términos expuestos en la Orden.
Los tipos de orden de compra que existen.
De acuerdo con BidDown, estos son los tipos de orden de compran que se puede elaborar.
Órdenes de compra estándar Es aquel tipo de orden que requiere los datos anteriormente mencionados. Según este sitio web, se usan cuando se conoce “los detalles de la solicitud, incluido el precio, la cantidad y la fecha de entrega del pedido”.
Órdenes de compra planificadas Tiene una diferencia con el tipo estándar. Estas órdenes “se realizan cuando se conoce todo excepto la fecha de entrega”.
Es una forma de establecer un “acuerdo provisional con un proveedor”. De esta forma, se acepta estos bienes o servicios, pero sin una fecha de entrega definida.
- Órdenes de compra abiertas Son un tipo de orden donde no estarán todos los datos completos. “Se realizan cuando se sabe qué bien o servicio se necesita, pero los plazos y las cantidades son inciertos”, indica el sitio.
La ventaja de este tipo de orden de compra es que puedes adquirir los bienes y servicios “durante un período determinado, acordándose los términos y condiciones. Por ejemplo, los límites de gasto”.
- Órdenes de compra por contrato Este tipo de orden se comprende como “la creación de un marco de actuación, en donde comprador y el vendedor desarrollan acuerdos formales entre sí”.
¿Qué significa en palabras sencillas?
Según el sitio web, “se establecen términos y condiciones concretos para todas las transacciones futuras entre las dos partes”. Además, legalmente, serían vinculantes.
¿Cuáles son las ventajas de hacer este tipo de documento?
Según Sumup, nos entrega las siguientes ventajas respecto a una orden de compra:
Certeza: Tanto comprador como proveedor quedan protegidas. Esto en el caso que el “proveedor no cumpla con su parte enviando los productos ordenados, o que el comprador no pague la cantidad establecida”, puntualiza.
Optimización: Agiliza la gestión del inventario y el control de las finanzas. Envío más rápido y eficiente: la orden de compra precisa la fecha de envío en la que el comprador recibirá el pedido.