Las siglas ERP, son la abreviación de Enterprise Resource Planning o “Sistema de planificación de recursos empresariales” en español. Este tipo de sistemas permiten integrar y gestionar los procesos centrales de la operación de una empresa, tales como Ventas, Finanzas, Contabilidad, RRHH y Producción.

De los principales motivos para las empresas al contratar este tipo de sistemas tecnológicos, es el poder mejorar la gestión del negocio, pudiendo conocer el rendimiento de las diversas áreas en cualquier momento. El contar con la radiografía del estado de la empresa permite sin duda una mejora en la toma de decisión, haciéndola más ágil y precisa al usar datos reales y comparables en el tiempo.

¿Cómo funcionan los ERP? Cada ERP ofrece características, precios y prestaciones distintas. Existen algunos más especializados y complejos, como también otros más simples y generales. La decisión dependerá principalmente de las necesidades de la organización, que puede ser tener mayor control de sus áreas o actividades clave, o implementar mejoras tecnológicas que permitan la interconexión entre áreas (por ej: Ventas y Producción, o RRHH y Contabilidad). Sea cual sea el nivel de especialización, una de las características de los ERP, es que trabajan sobre una base de datos común para toda la organización, permitiendo la coherencia del trabajo de forma transversal. Dentro de algunas funcionalidades, se encuentran las siguientes:

Gestión de Clientes. Gestión de Inventarios y Logística. Control y gestión comercial y de ventas. Gestión financiera y contable . Gestión de post-venta. Reportería.

¿Cuáles son los principales beneficios de un ERP? Los beneficios son variados, y dependen de múltiples elementos. El nivel tecnológico, cultural, los liderazgos y la planificación serán claves en los resultados alcanzados. A continuación mencionaremos los más relevantes:

Aumento de la productividad: Al tener trazabilidad y medición de la gestión de las áreas claves de la organización, es posible detectar y mejorar los puntos débiles en la cadena productiva. Orden y veracidad de la información: Al trabajar de manera integrada en base a información común entre áreas, permite tener una mejor panorámica del negocio, con mejor información en tiempo y forma. Áreas integradas: Uno de los principales beneficios es la integración entre áreas, lo que permite generar sinergías y agilizar procesos. Automatización de labores: La sistematización de actividades permite eliminar procesos manuales. Tales como la reportería, alertas, control de avance, estatus de acciones, entre otros. Seguridad de la información: En su mayoría, los ERP aplican rigurosos protocolos de seguridad, que permitirán resguardar la información de la organización.

¿Qué tipos de ERP existen? Tal y como se mencionó, existen diversos tipos de ERP. Desde el punto de vista del alojamiento, éstos pueden ser de diversos tipos:

Cloud: Alojamiento basado 100% en la nube, es decir, en servidores propios o de terceros, a los cuales se accede mediante conexión a internet, desde cualquier lugar. Muchas veces implican una modalidad de pago por servicio mensual. On-premise: Alojamiento del ERP en servidores locales, en instalaciones de la organización. En muchos casos requieren un pago de licencia anual. Híbrido: Mix de la solución cloud y on-premise, según los requerimientos del negocio (múltiples lugares geográficos, mix de sistemas, etc).

¿Qué debilidades poseen este tipo de soluciones? Si bien, los sistemas ERP se presentan como un gran apoyo a la gestión de una organización, no están exentos de puntos débiles que debes considerar al momento de evaluar la implementación de alguno. Dentro de las debilidades a considerar, tenemos las siguientes:

Baja especialización: Al ser en su mayoría herramientas “todo en uno”, se adaptan bien a las necesidades generales de las áreas, pero muchos carecen de soluciones más específicas, lo que puede atar de manos al rendimiento de un área. Alta complejidad: La implementación requiere muchas veces de la asesoría de un experto, con un alto grado de conocimiento, a fin de poder ajustar el ERP lo mejor posible a los flujos de trabajo. También la utilización del ERP puede tornarse complejo para los usuarios finales (trabajadores). Alto costo de implementación y cambio: Al involucrar las labores de toda la organización, genera un alto costo de implementación, no sólo por la inversión en el sistema mismo, sino que en capacitación, nuevas contrataciones, ajustes de procesos y puestos. Por todo lo anterior, el costo de cambio a otro ERP o sistema es elevado. Rigidez en sus flujos de trabajo e integración con otros sistemas: Un problema habitual es la incomunicación de los ERP con otros sistemas, lo que obliga a contratar servicios que integren soluciones, no siendo posible en algunos casos. Resistencia a compartir información: Algunas áreas pueden ser reticentes a compartir información a otros, dificultando la implementación y correcto funcionamiento. En algunos casos puede llegar a socavar implementaciones.

¿Qué consideraciones debo tener en cuenta? Si bien las desventajas pueden parecer abrumadoras, en la mayoría de los casos se logra una mejora significativa en el performance . Pero se debe tomar las precauciones necesarias. Los elementos a tener en cuenta para una correcta implementación son los siguientes:

Escalabilidad: Se debe tener claridad en la escalabilidad del ERP, dado que acompañará por varios años a la organización y debe poder crecer con ella. Capacidad técnica: ¿Se cuenta con las personas idóneas para realizar la implementación?, es clave contar con el apoyo técnico necesario (interno o externo). Claridad en los procesos: Los ERP se alimentarán de los procesos de la empresa, los que deben estar claros para un correcto flujo de información. Apoyo al capital humano: Uno de los principales motivos de fracaso es el descuido de las personas. Las personas son uno de los principales activos de una organización, debes apoyarlos y entregar la capacitación necesaria.

Sin duda, que los ERP han llegado para quedarse, y con el tiempo han aparecido soluciones que se adaptan a las necesidades más específicas. Por otro lado, cada vez más soluciones incorporan estándares de comunicación, y permiten a soluciones como Easytax, poder integrarse a ERP’s de clase mundial (SAP, Oracle, etc).

Aun cuando los ERP’s han evolucionado, aun queda un gran espectro de procesos no abordados por éstos. Soluciones especializadas, tales como DTE Flow que permite la automatización TOTAL del control de DTE’s, son vitales para las áreas de contabilidad, adquisiciones o procurement. Y si bien no son entregadas por los ERP’s, Easytax las puede integrar totalmente a dichos sistemas.