La automatización de procesos mediante robots (Robotic Process Automation o RPA) es toda la tecnología orientada al uso de software automatizado con el objetivo de disminuir la intervención humana en el uso de aplicaciones informáticas, especialmente en tareas repetitivas que varían muy poco en cada iteración, como por ejemplo el descargar un documento electrónico.

RPA es un término relativamente nuevo, pero no el concepto que hay detrás, ya que desde hace décadas se han buscado formas de optimizar recursos a través de un software que realice funciones muy específicas en tiempos acotados, buscando superar a un usuario.

Cuando se habla de robots tendemos a pensar en máquinas pesadas que llevan a cabo tareas industriales, principalmente en cadenas de montaje (Brazos robóticos).

RPA, también denominada Automatización Robótica de Procesos, orienta ese concepto de automatización a los modelos puramente informáticos, por tanto hablamos de robots software, y es la tendencia que promueve añadir nuevos niveles de calidad, productividad y efectividad en la estrategia de transformación digital de toda empresa.

La capacidad de procesamiento de los equipos modernos, así como sus altas posibilidades de conexión e internet, están permitiendo el aumento del uso de este tipo de tecnología de automatización. No sólo porque permiten procesar la información mucho más rápido que un ser humano, sino porque pueden conectar diferentes sistemas informáticos entre sí, como también generar documentos, actualizar bases de datos, enviar mails, traspasar datos entre aplicaciones, etc.

RPA (Robotic Process Automation), es usado para acometer tareas tal cual como lo haría una persona, pero a una velocidad mucho más rápida; por tanto, opera a un nivel más superficial.

¿Por qué debería implementar la RPA?

La automatización robótica de procesos tiene un efecto incremental positivo en las operaciones y los resultados comerciales. La RPA ofrece beneficios comerciales mensurables como por ejemplo reducción de costos, mayor precisión, velocidad de entrega, entre otros-

La RPA mejora los resultados comerciales, como la satisfacción del cliente, y permite obtener ventajas competitivas al dejar que los humanos hagan lo que mejor hacen: solucionar problemas, mejorar procesos, realizar análisis y otros trabajos de valor agregado, dejando los trabajos repetitivos de bajo nivel de dificultad netamente para los robots.

Los bots de RPA crean un cambio en el ritmo de la productividad del empleado porque aceleran los flujos de trabajo y permiten trabajar más mediante la ejecución independiente de procesos. En las industrias con gran cantidad de documentos, como los servicios financieros o el sector público, los bots de RPA pueden ocuparse de completar formularios y procesar reclamos sin intervención humana.

Se debe tener en cuenta que solo necesita una entrada digital de datos estructurados y una lógica de procesos basado en reglas, condicionales, bucles, entre otros. Capaz de actuar en consecuencia a los datos recibidos, un robot software es mucho más rápido que un usuario, sin contar que el robot, trabaja 24 horas los 7 días de la semana, no tiene vacaciones, no se enferma, puede replicarse para mayor velocidad y minimiza riesgos ya que es menos probable que tenga errores, las posibilidades de uso son prácticamente infinitas ya que puede realizar cualquier secuencia de tareas como por ejemplo: abrir email, loguearse en aplicaciones, leer bases de datos, acceder a ficheros, realizar cálculos numéricos, rellenar formularios, entre otros.

El área de acción empresarial de esta tecnología es de cualquier departamento o sector en el que se utilicen aplicaciones informáticas o de tecnología de la información, pero no todo es malo para el trabajador, ya que ahora podrá focalizar sus esfuerzo en generar valor añadido a la empresa en ellas : resolver problemas, gestionar excepciones, crear estrategias y proponer mejoras creativas entre otros.

Para tomar en cuenta.

• Procesos automatizables :
• Procesos manuales y repetitivos.
• Procesos basados en reglas.
• Procesos con bajo nivel de casos excepcionales.
• Procesos con entradas estándar de tipo electrónico.
• Procesos con gran volumen de transacciones.
• Procesos maduros y estables.
• Procesos que no van a cambiar a corto-medio plazo.
• Procesos en los que el ahorro sería considerable.

Beneficios resumidos:

• Procesos mejorados.
• Mejor experiencia clientes.
• Eliminación tareas repetitivas.
• Optimiza tiempos de entrega. -Ostensible reducción de costos.
• Optimiza capacidad de gestión.
• Aumenta niveles de compliance. -Mejora escalabilidad y flexibilidad.
• Monitorización y control continuo.