La relación entre el registro de compra y venta y y los libros contables es muy estrecha. No obstante, tienen diferencias cruciales. Los profesionales de la materia confunden muchas veces su campo de acción, por tanto, surge la necesidad de aclararlos.

Antes de ahondar, un poco de historia… La contabilidad nace como un sistema desarrollado para “clasificar hechos económicos” ocurridos al negocio. De esta forma, se lleva el registro y control de la propiedad. Como sabemos, la memoria de un sólo humano no bastaba para guardar toda la información que requería esta labor.

Al pasar el tiempo, este proceso se especializó, llegando al registro que se usa actualmente conocido como “libros contables”. Allí se plasma toda la información económica, financiera y contable de una compañía. De esta forma, es posible entender el funcionamiento y rendimiento económico-financiero de una organización.

Evolución y digitalización de los Libros Contables Diversas entidades cuentan con libros contables. Generalmente, estos libros registran los hechos ocurridos en un año. Sin embargo, al permitir la contabilidad tener “fotografías” de una empresa en cualquier periodo, permitirían entender la actividad en cualquier instante.

Este registro, se llevaba de manera manual. Para empresas con gran movimiento contable, representaba una ardua y titánica labor. Con el pasar del tiempo y el desarrollo tecnológico, este proceso ha migrado gradualmente a la digitalización, siendo en la actualidad un estándar. El avance de la tecnología ha cambiado y ha ayudado significativamente al proceso, haciéndolo más rápido y eficaz.

En línea con los tiempos, el procedimiento para presentar los libros contables ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) ha cambiado. Se hace mención a dicho cambio en la resolución exenta Nº 61 del 2017. La resolución hace referencia a lo que conocemos como Libros de Compra y Venta. De esta forma, se estableció que toda operación de compra y venta debe quedar plasmada en orden cronológico, siendo obligatoria su presentación mensual y ser enviada al SII de forma física para su revisión.

Este procedimiento ha sido reemplazado de forma electrónica, por el Registro de Compra y Venta, a partir de agosto de 2017.

Por lo tanto, a partir de esa misma fecha, se derogó la obligación para las empresas de presentar los Libros de Compra y Venta en forma física, así como las DDJJ 3327 y 3328. Independientemente de que éstas emitan facturas electrónicas o no.

Ok pero, ¿qué son los Registros de compra y venta? Como se mencionó, este es un nuevo sistema disponible construido automáticamente en la plataforma del SII con los documentos tributarios electrónicos (DTE´s). Este tiene 2 registros, un Registro de Compras y Registro de Ventas. En caso de que los documentos tributarios recibidos y emitidos sean manual, debe ser informado por el contribuyente, sino estos no serán considerados dentro del sistema de los registros quedando sin uso del cálculo de débito y crédito fiscal.

Por otra parte, los libros contables al ser sustituidos estarán eximidos de llevar el Libro de Compras y Ventas. Ello para contribuyentes no sujetos al sistema de facturación electrónica, o que emitan otro tipo de documentos tributarios electrónicos que no requieren ser enviados al SII. Ejemplo de ello son boletas, vouchers, entre otros. Siempre y cuando la información de su actividad comercial se complemente en el Registro de Ventas informando por medio de resúmenes.

En suma, los libros contables siguen siendo un complemento en las empresas para validar que exista el movimiento, haya algún error en los montos o incluir los resúmenes correspondientes, por lo cual estos son conciliados (cruce como se conoce en algunas empresas) con el Registro de compra o venta dependiendo del caso.

¿Y que hay de la conciliación? La conciliación es una herramienta o proceso que permite visualizar y conciliar (contablemente “cuadrar”), los valores que las empresas tienen registrados en su contabilidad. Las organizaciones llevan libros auxiliares contables, con la idea de registrar cada uno de los movimientos realizados durante un periodo determinado.

Es así como se trabaja en conjunto con los registros de compra y venta que están informados en el SII. Así, puedes visualizar que facturas poseen el mismo folio, rut y tipo de documento. Estos campos son utilizados para saber cuales están conciliados con los libros contables. De hecho, puede estar en distintos periodos, conciliados en el mismo mes, o una descuadratura en sus montos. De esa manera, el contribuyente puede estar informado sobre la contabilidad de la empresa.

Finalmente es importante mencionar que la información fidedigna es la que está contenida en los registros de compra y venta que recolecta el SII. Pues en base a estos registros, se crea el formulario 29 que es la Declaración mensual y pago simultáneo.