Un Sistema de Información Contable (SIC), o también conocido como Sistema Contable, tiene el objetivo de recopilar, analizar, ordenar y categorizar todos los datos de las operaciones económicas de una compañía o institución. Al ingresar dicha información a este sistema, el usuario se asegura de obtener información financiera actualizada, filtrada y confiable.
Ciclos de un Sistema de Información Contable.
Un Ciclo Básico de Sistema de Información Contable se podría resumir en:
- Flujo de Entrada: En los libros de contabilidad se ingresan todas las actividades económicas de una empresa. Estas acciones pueden ser sus Ventas, Compras, Remuneraciones, Inversiones, Impuestos, etc.. Igualmente, es posible considerar sus Facturas, Boletas, Notas de Crédito, Depósitos, Cheques, Letras, Comprobantes de Ingreso y Egreso, etc.
- Proceso Contable: El primer paso de esta parte es analizar y clasificar en diferentes categorías la información recopilada en el paso anterior. Posteriormente, se deben comenzar a preparar los Estados de Balance, tanto de toda la información registrada como de cada categoría.
- Flujo de Salida: En esta última etapa se hace entrega de los informes económicos. Esta documentación debe responder a las necesidades de cada usuario y ser fácil de comprender. Entre los posibles informes a presentar, generalmente, se encuentran los de Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados.
Al hacer uso de un Sistema de Información Contable, es posible tener evaluaciones financieras de diferentes índoles. De este modo, se obtienen panoramas generales y particulares de la empresa y las decisiones que se han optado.
Por otro lado, con los resultados de un SIC se pueden predecir futuros movimientos económicos a pequeño, mediano y largo plazo. Estas predicciones pueden guiar la toma de futuras opciones en temas de inversiones y gastos. Siguiendo esta línea, también con esta información es factible idear una planificación financiera controlada y ordenada.
Usuarios del Sistema de Información Contable.
Como hemos mencionado, es posible utilizar los resultados de un Sistema de Información Contable para conocer y entender la salud financiera de una institución. Pero esto no significa que estos informes sean utilizados solo por el área de finanzas de la empresa. Si bien es cierto que dependerá de cada compañía, usualmente podemos dividir a los usuarios de SIC en dos grandes grupos:
Usuarios Internos.
Son grupos pertenecientes a la organización que buscan de analizar las decisiones tomadas anteriormente y realizar proyecciones a futuro.
Podemos encontrar a Propietarios, Socios y Trabajadores de la empresa. En ocasiones, estos últimos también pueden tener acceso a estos informes como integrantes de directivas sindicales.
Usualmente, los departamentos que trabajan con los resultados del SIC son los departamentos de finanzas y logística.
Usuarios Externos.
Principalmente, instituciones públicas dedicas a la finalización del cumplimiento de obligaciones tributarias. En Chile, este ente es el Servicio de Impuestos Internos (SII).
No obstante, también podemos considerar en esta categoría a organismos que están relacionados con estos deberes. Como ejemplo, se pueden mencionar al Instituto de Salud Pública , Municipios, y otros organismos fiscalizadores.
Ventajas de hacer uso de un SIC.
Al utilizar un Sistema de Información Contable, la empresa obtiene diferentes beneficios en su ámbito organizativo financiero. Como ya hemos comentado, el SIC es una herramienta idónea si se desea mejorar la gestión de Ingresos y gastos. Sin embargo, también tiene otras ventajas:
- Control de Perdidas: Una mejor organización de movimientos financieros da pie a una identificación más expedita de fugas de recursos.
- Detección de Irregularidades: Debido a un constante registro de las operaciones financieras, cualquier actividad fuera de norma será tempranamente visible.
- Planificaciones Sensatas: A través de los informes del SIC, se pueden realizar proyecciones realistas ante la situación de la empresa.
- Inversiones Prudentes: Por medio de los resultados del SIC es posible hallar los mejores momentos en que la empresa puede correr riesgos al invertir.