XML Manager

XML Manager permite completar la automatización del proceso de Facturación Electrónica a través de la gestión de todos y cada uno de los archivos de respaldo de los DTEs, tanto emitidos como recibidos por nuestros clientes.
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Aplicación en Cloud

Accede a tu información desde cualquier lugar y plataforma.
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Multi – Usuarios

Permiten la creación de usuarios sin costos adicionales.
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Control de acceso

Definido por usuario y delimitado por roles y privilegios.
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Sin Costos de Operación

Al ser una aplicación que funciona bajo el concepto de “Software como Servicio – SaaS”
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Multi – Empresas

Acceso a Múltiples empresas desde una plataforma unificada.
DESCRIPCIÓN

El proceso de Facturación Electrónica implementado en las empresas del país tiene un alto grado de automatización, pero también presenta una gran cantidad de manualidades, que conllevan un gasto excesivo de horas hombre, junto con un riesgo de errores o fraudes que afectan directamente el resultado y la credibilidad de las empresas.

XML Manager permite completar la automatización del proceso de Facturación Electrónica a través de la gestión de todos y cada uno de los archivos de respaldo de los DTEs, tanto emitidos como recibidos por nuestros clientes.

Con la información de estos archivos, XML Manager implementa diferentes procesos de consolidación, revisión y verificación del contenido de cada DTE, de manera automatizada y sin la necesidad de intervención de usuarios.

Esta validación, permite efectuar una Aceptación o Rechazo de los documentos recibidos, acción que se realiza a través de un mecanismo robotizado, que efectúa esta labor directamente en el sitio del regulador, dentro de los 8 días que éste dispone.

FUENTE DE INFORMACIÓN

La fuente de información que utiliza XML Manager es el Registro de Compras y Ventas – RCV, que dispone el SII, y que se descarga periódicamente desde el sitio web de origen. Esto permite que XML Manager siempre tenga la información Válida y Completa de todas las Compras y Ventas de nuestros clientes.

Adicionalmente, XML Manager dispone de los servicios necesarios para integrase con los diferentes ERP, con el propósito de efectuar, de manera automatizada, el registro de cada uno de los DTE recibidos por el cliente en su aplicación contable.

Todas estas funcionalidades son implementadas a través de servicios automatizados de información, diseñados y desarrollados a la medida de cada cliente, logrando que XML Manager se integre totalmente con sus procedimientos y ciclos de trabajo.

VENTAJAS
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Información actualizada automáticamente desde el origen

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Independencia total del Proveedor de Factura Electrónica y del ERP

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Repositorio de Archivos XML y Generación automática de Archivos PDF

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Funcionamiento robotizado para la interoperación con distintos sistemas

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Diferentes Ciclos de Verificación para distintos orígenes de DTE

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Todo en el plazo de 8 días dispuesto por el regulador

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Revisión del 100% de los Documentos Tributarios Electrónicos – DTE

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Integración con cualquier ERP, principalmente a través de intercambio de Archivos

INTEGRACIÓN CON EL SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS (SII) Y DTE VISTA

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Más información

Cambios al proceso de emisión de facturas

Los constantes cambios que han sido impuestos en los últimos años al proceso de emisión de facturas han llevado este proceso desde la era antigua, donde todo era manual hasta la etapa actual, donde casi no existen emisores de documentos en forma manual. Además, esta labor ya no es realizada internamente por las empresas, sino más bien este proceso es realizado por un Proveedor de Servicios Electrónicos, conocido como “Facturador”, el cual es el responsable tanto de la “Emisión de Documentos Tributarios Electrónicos”, como de la “Recepción” de los emitidos por los proveedores de cada empresa.

Lo anterior ha traído un sinnúmero de beneficios y ventajas a todos los involucrados en este proceso, pero sin lugar a duda, se han generado una innumerable cantidad de tareas y responsabilidad que, antes de estos cambios, no existían. Adicionalmente, se han modificado algunas de las tareas debido a los cambios producidos en la origen y destino de la información.

En la actualidad este proceso electrónico de Emisión y Recepción de Documentos Tributarios tiene una contradicción bastante importante, ya que, por un lado, el proceso de emisión de documentos está completamente automatizado, pero el proceso de recepción de documentos sigue siendo principalmente manual, afecto a errores y dependiente de los responsables de dichas tareas.

Hoy, cada uno de los documentos que se Emiten tiene un plazo, de 8 días, para su verificación, certificación y aceptación por parte del Receptor de dicho documento. Después del 8vo día, y si no se indica lo contrario, el documento es Aceptado en forma implícita, sin poder volver atrás en esta decisión. Este es el principal problema que se genera por no haber automatizado el proceso de Recepción de documentos electrónicos.

En que se traduce esta falta de automatización:

 

  • No se tiene el control detallado de todos y cada uno de los documentos, tanto emitidos como recibidos. Esto porque solamente se está utilizando la información que contiene el Proveedor de Servicios Electrónicos y no se compara con la información que tiene el regulador. Esto trae como principal efecto colateral que al momento de efectuar la declaración de impuestos mensuales se producen diferencias en la contabilidad, relacionadas con el Crédito y Débito fiscal.
  • No se realiza una revisión detallada de cada uno de los documentos Recibidos y lo que es peor, se espera el plazo definido por el regulador, para que sean aceptados de manera implícita. Esto trae problemas relacionados con las áreas de contabilidad, de finanzas y de impuestos. Las situaciones que puede generar esta falta de revisión sistematizada van desde registros incorrectos en la Contabilidad, hasta fraudes por concepto de Facturas emitidas maliciosamente.
  • No se revisa que el documento recibido corresponda a la compra de materiales y/o servicios que se solicitó y tampoco se verifica si los productos fueron correctamente despachados y los servicios fueron realizados de manera correcta. Esto generalmente produce problemas a las áreas más operativas de las empresas ya que no podrán contar con los insumos o servicios necesarios para realizar sus labores.
  • No se almacenan los documentos de respaldo de cada uno de los DTE, ya sean Emitidos o Recibidos, con lo cual se expone a sanciones por parte del regulador, ya que no se cuenta con la información “Válida” de cada Documento Tributario. Esto se produce debido a que se entiende que el Proveedor de Servicios Electrónicos cuenta con toda la información, pero debido a como esta implementado el proceso, muchas veces este no recibe el universo completo de Archivos de Respaldo – XML

¿Dónde debemos enfocarnos para corregir y/o mejorar esta problemática?

El real problema que se presenta hoy, no esta basado en la automatización del proceso completo, esto es más bien, el resultado final de este análisis. El real problema es que se está utilizando un universo de información que no siempre corresponde al total de universo válido, que corresponde al que tiene incluido el Servicio de Impuestos Internos – SII en su Registro de Compras y Ventas, por lo que si nos enfocamos en este conjunto de documentos podremos corregir, mejorar y hasta sistematizar el proceso de Recepción de Documentos Tributarios Electrónicos.

Es importante mencionar que, en algunos casos, los problemas se producen hasta en los documentos Emitidos, ya que tampoco se controla de manera eficiente la correcta emisión del documento por parte del Proveedor de Servicios Electrónicos.

Los detalles que debemos considerar en este procedimiento deben ser:

 

  1. ¿Cómo estamos registrado los DTE Recibidos en nuestros ERP? Este es la primera barrera que debemos saltar, ya que los procesos manuales están asociados a errores, gastos innecesarios, ineficiencias y tiempo de trabajo excesivo.
  2. ¿Estamos registrando los DTE correctos en nuestros ERP? Aquí se presenta la resistencia al cambio tanto en las organizaciones, como en las personas ¡Ya no existen los documentos de papel!
  3. ¿Dónde puedo encontrar toda la información de cada uno de los DTE, tanto Emitidos como Recibidos? Esta es la pregunta más clásica y la respuesta en una sola, en el Archivo de Respaldo o Archivo XML. Sólo esta es la fuente completa y válida para cada uno de los Documentos Tributarios Electrónicos.
  4. ¿Dónde puedo consultar el conjunto total de DTE? Otra respuesta con un 100% de certeza. El conjunto de documentos, tanto Emitidos como Recibidos, está en el Registro de Compras y Ventas – RCV, del Servicio de Impuestos Internos. ¡El Facturador no siempre tiene todos los documentos incluidos en el RCV!
  5. ¿Cómo puedo conseguir un Archivo de Respaldo de un DTE que no fue recibido por el Facturador? Este es una de las consideraciones que no se deben dejar de lado. Si yo no tengo el archivo de Respaldo de un DTE, no puedo verificarlo completamente, por lo cual pasa a ser un problema. Solo el Emisor de un DTE puede reenviar el Archivo de Respaldo, entonces la tarea es pedírselo.
  6. ¿Cómo puedo verificar un DTE recibido? En general, todos los DTE que son recibidos por una empresa deberían estar definidos previamente, ya sea a través de una Orden de Compra o de algún otro elemento que nos permita conocer con anticipación que está comprando una Empresa. Esto tiene como una visión más detallada una integración de este proceso de verificación, validación y certificación de un DTE, con la información contenida en el sistema de registros contables de la empresa.

¿Cuál es el límite que debemos ponernos?

Como pasa en muchas situaciones ¡Lo Perfecto es Enemigo de lo Bueno! En este caso, esta frase es completamente aplicable ya que la perfección siempre tendrá un costo, en tiempo y recursos, que no se condicen con la realidad de cada empresa. Además, se debe tener siempre presente que en todo proceso de mejora continua, el cambio es lo único permanente. Debemos tener la capacidad de definir el ámbito de estas correcciones o mejoras, que va desde la sistematización del proceso, hasta cambios en la forma de realizar esta actividad al interior de cada una de las áreas de la empresa involucrada.

A lo que debemos aspirar es:

 

  1. Gestionar el conjunto completo y válido de información y utilizar estos elementos para realizar todas las etapas o tareas de este procedimiento. Esto se logra simplemente considerando la información del Registro de Compras y Ventas – RCV como la fuente de información para ejecutar cada una de las etapas del ciclo de proceso.
  2. Utilizar toda la funcionalidad y potencialidad del Proveedor de Servicios Electrónicos, pero no depender de las capacidades diferentes a la Emisión y Recepción de Documentos Tributarios Electrónicos. Las etapas de Verificación, Validación y Certificación de cada DTE deben estar enfocadas en la información de la base de datos del Registro Contable y la información contenida en el Archivo de Respaldo de cada documento.
  3. Obtener “Todos” y cada uno de los Archivos de Respaldo o Archivos XML, ya sea a través del Proveedor de Servicios Electrónicos o a través de los Proveedores. No volver a utilizar Papel para el registro de un documento en la base de datos del Registro Contable.
  4. Acusar Recibo “Explícitamente” de todos y cada uno de los documentos que cumplan con las definiciones acordadas entre la empresa y sus proveedores.
  5. “Reclamar” todos los documentos que no cumplan con las mismas definiciones. Estás tareas tienen un plazo máximo de 8 días corridos por lo que el desafío en interesante.
  6. Sistematizar el mecanismo de registro de un documento en la base de datos del Registro Contable. Este proceso es relevante y es el que elimina la mayor cantidad de dificultades para las etapas posteriores en la contabilidad y los procesos siguientes de cada DTE al interior de la organización.
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